会議室管理システム

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人事・総務担当者が頭を抱える会議室問題・・・
会議室のムダ予約を無くして、稼働率をアップさせるためには?

「会議室の予約が取れない・・・」、「会議室の数が足りない・・・」という社内の苦情に対し、会議室を増やすべきか判断できずに悩まされていませんか?

多くの企業で「働き方改革」が求められるなか、効率的な会議運営を行うことは重要な取り組みの1つです。
しかし、会議室の利用状況に目を向けると、予約しても実際に使われない「空予約」や、会議時間の前後まで余裕を持って予約する「長時間予約」などが原因で、会議室の稼働率低下を招いています。

パナソニックの会議室管理システムでは、会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムにチェックできます。また、直感的な操作で会議室の予約・変更・キャンセルを行うだけでなく、未使用の会議室予約を自動取り消ししたり、早く終了した会議室を開放することでムダ予約を削減し、会議室の稼働率アップを図れます。

会議管理システム概要図

「会議室管理システム」が選ばれる3つの理由!

人事・総務担当者

社内から「会議室の数が足りない」、「予約が取れない」という相談が多い。会議室を増やした方が良いのか、判断できない

ログから会議室の利用実態を分析

会議室の利用ログをCSVファイルに出力し、ExcelやTableauのツールを使って集計することで、会議時間や利用回数などの利用実態を分析できます。

ログ解析イメージ図
空室会議室のイメージ図

会議室利用者

誰もいない会議室、使っていいのかな?

未使用の会議室は予約を自動取り消し

予約済みの会議室が一定時間利用されていない場合は、予約を自動的に取り消すため、「空予約」を防止します。また、早く終了した会議室も予約を開放することで、空いた時間に他の人が有効活用できます。

会議室利用者

会議を行う場所を忘れてしまった・・・

直感的操作で予約状況を簡単チェック

会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールが連携しているため、その場で予約状況を確認可能です。予約・開始・延長・終了などの操作も会議室前で行えます。

予約一覧のイメージ図

「会議室管理システム」が提供する主な機能

■ 会議を開始する/終了する

会議を開始する/終了するイメージ図

■ 空き時間に予約する

予約が空いている場合は、空室画面が表示されます。
「予約」ボタンから時間を指定して会議室を予約できます。

空き時間に予約するイメージ図

■ 会議の予約時間を延長する

会議室のスケジュールが空いている場合は、「延長」ボタンから時間を指定して会議室の予約を延長できます。

会議の予約時間を延長するイメージ図

■ 会議室の予約内容を見る

「詳細」ボタンをタップすると、実施後および実施予定会議の予約内容を確認できます。

会議室の予約内容を見るイメージ図

■ 会議室の利用実態を分析する

「会議室管理システム」からログデータを取得し、当社が提供するテンプレートを活用してExcelやTableauで集計・分析を行えます。
さらに、「会議室運営」や「働き方改革」など、改善に向けた分析サービスも追加メニューとしてご提供可能です。詳しくはお問い合わせください。

会議室の利用実態を分析するイメージ図

オプションサービス

■ 位置情報の連携

ヒト・モノの位置情報をリアルタイムに把握できる「在席・所在管理システム(Location Data Analyzer)」と連携し、会議参加者の確認や位置情報の集計・分析により、現状の働き方における課題を見える化できます。

在席・所在管理システムとの位置情報連携イメージ図 「在席・所在管理システム」の商品情報はこちら

動作環境

システム構成図

商品カタログ

会議室管理システム
PDF 5.81MB

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商品に関するお問い合わせ

パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社 お問い合わせ受付窓口
電話番号: 0570-087870
    受付時間: 9時00分~17時30分 (土・日・祝・当社指定休業日を除く)

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