文書電子化・管理サービス

パナソニックでは多くのお客様から、「紙書類の電子化」や「文書データの管理」などに関するご相談をいただきます。
これまでにご相談いただいた内容は概ね以下の4つに分類でき、一つひとつの課題は他の領域にも影響が及ぶ傾向にあります。これはお客様の業界、業種、業務、企業風土などにより、抱えている課題がさまざまであることが理由と考えられます。

業務コストの削減

  1. 日々増え続ける大量の書類を何とかしたい・・・
  2. オフィスや倉庫に書類を保管するスペースがない・・・
  3. 情報を探す時間を短縮したい・・・
  4. 社内外に行き交う文書の流通・移動コストを削減したい・・・
  5. 各拠点や各部門に点在している多種多様な書類を一元管理したい・・・
  6. 事務処理の経費や倉庫の保管費を削減したい・・・
  7. 複数ある業務委託先を集約して一元管理したい・・・
 

企業競争力の強化

  1. 情報の共有化を図りたい・・・(ナレッジマネジメントの推進)
  2. お客様対応の迅速化を実現したい・・・
  3. 情報をモバイル端末で活用して、業務を効率化したい・・・
  4. 文書を取り扱う業務プロセスを改善したい・・・
  5. e-文書法対応を行い、書類を廃棄したい・・・
  6. 電子化したデータの法的証拠能力を強化したい・・・
  7. 内部統制に対応した文書管理の仕組みを構築したい・・・
    (従業員にルールを守らせたい・・・)

リスク管理

  1. 個人情報漏えいの防止を図りたい・・・
  2. 自社が所有する個人情報をしっかり保護したい・・・
  3. 重要文書の管理・運用方法を見直したい・・・
  4. 書類を安全な環境で保管したい・・・
  5. バックアップデータを遠隔地で保管したい・・・
  6. BCPに基づく災害対策を強化したい・・・

その他(環境対策・働き方改革など)

  1. 紙の消費を削減して、環境保護に貢献したい・・・
  2. 不要になった紙をリサイクル資源に活用したい・・・
  3. 事業所の移転や分社・合併を契機に、大量の紙書類を電子化したい・・・
  4. 在宅勤務の実現に向けて、紙書類を電子化したい・・・
  5. 外部に出せない機密書類をオフィス内で安全に処理したいが、ノウハウや設備がない・・・

パナソニックの「文書電子化・管理サービス」がこれらの課題解決をサポート!

お客様のあるべき姿を具現化するためには、業務プロセス全体をより高い視点から考察することが重要です。
パナソニックはこれまで培った豊富な経験とノウハウから、お客様と一緒に「業務プロセス」と「文書のライフサイクル」を見直し、単に文書を電子化するだけでなく、お客様に適切な文書管理システムを構築します。

文書のライフサイクルとは?

文書のライフサイクルとは、文書データを「作成」⇒「活用」⇒「保管」⇒「廃棄」のライフサイクルにあわせて適切に管理することです。
業務の効率化が図られるだけでなく、企業活動におけるCSRの取り組みや法規制の対応などの観点からも重要です。

文書電子化・管理サービスの基本概念

「文書電子化・管理サービス」のご利用イメージ

社内に散在する多種多様な書類を目的にあわせた電子データに変換し、お客様に最適な文書管理システムとともにご提供します。
「何から始めれば良いか分からない方」「紙の電子化から文書管理基盤の構築まで丸ごとお任せしたい方」など、まずはお気軽にご相談ください。

(1)コンサルティング (2)電子化 (3)運用基盤構築 (4)保守・サポート

お客様に最適な文書管理システムを構築

パナソニックの「文書電子化・管理サービス」は、各担当者が抱える業務課題から、部門責任者が抱える事業課題、経営者が抱える経営課題まで文書管理に関わるお悩みをワンストップで解決します。「管理したいコンテンツ」や「全社視点で実現したいこと」など、お客様の用途・目的に応じた最適な文書管理システムをご提案します。

1. 管理したいコンテンツの種類・量

オフィス文書

大量の文書データ

画像 / 動画 / 図面データ

多種多様なコンテンツ

画像 / 図面データ

大量のコンテンツ

2. 文書管理システムの導入目的

業務の生産性向上

内部統制の強化

ワークフローシステムとの連携

情報共有・二次利用の活性化

モバイル端末対応

重要文書のセキュリティ強化

データの高速検索

コンテンツの販売

柔軟な拡張性・フルカスタマイズ

3. 最適な文書管理システムをご提案

日々の業務で発生する大量の文書データを一元管理。ワークフロー、スケジュール管理、メールなどの業務システムとの連携で、「情報共有の活性化」と「情報資産の有効活用」を促進します。
例えば、複数部門をまたぐプロジェクトメンバーとの情報共有紙文書による印鑑を使った承認プロセスの電子化など、社内業務の「生産性向上」を支援します。

画像、動画、音声、オフィス文書など、40種類以上の情報資産を見える化し、社内に眠る紙書類や電子データを「有効活用できる資産」へと変えます。
コンテンツのライフサイクル管理やユーザーの権限管理など、セキュアな環境下でのコミュニケーションの最適化を図り、企業成長の鍵となる「業務効率化」と「企業競争力の強化」を支援します。

数千万件に及ぶ画像データや数十年分の図面データなど、膨大な量の中から欲しいコンテンツを迅速に探し出す高速検索機能で、ストレスを感じない環境を実現します。
当社は、新聞業界を中心とした豊富な開発経験と導入実績に基づくノウハウを駆使して、お客様に「オンリーワン」の環境をご提供します。

「紙書類の電子化」や「各種コンテンツの統合管理」などのお悩みを解決します!まずはお気軽にご相談ください。

導入事例

これまでにご相談いただいた課題

■ 業務コストの削減

  • 文書保管スペースの削減
    キャビネットスペースを縮小して、事務所スペースを有効活用
  • 事業所の移転
    分社・合併などで重複する文書を整理・廃棄

■ 企業競争力の強化

  • 情報資産の蓄積
    社内にナレッジマネジメントを根付かせて、社員間のコミュニケーションを活性化
  • 情報資産の有効活用
    倉庫にある大量の書類を電子化し、いつでも検索できる環境を実現
  • 業務効率化
    目的の文書を探す時間を短縮し、関係者との情報共有を迅速化

■ リスク管理

  • ドキュメントの保全対策 (BCP対策)
    災害時の原本喪失リスクを低減
  • 重要文書の管理
    企業の存続に不可欠な重要文書や基幹文書を適切に保全管理
  • 文書の記録管理
    契約書の保存年限に準じた廃棄を、自動的に漏れなく管理
  • セキュリティ強化
    持ち出しルールが定まっていない文書の情報漏えいリスクを低減

■ 環境対策

  • 紙利用の抑制
    環境保護活動の一環として、電子化の推進で紙の廃棄量削減(リデュース)

これまでにご相談いただいた書類

■ 総務・法務書類

稟議書/金銭賃借書/検査証明書/ディスカバリー対象文書

■ 購買書類

納品書/検収書/注文誓請書/見積書/注文書/請求書/受領書

■ 財務・経理書類

総勘定元帳/補助元帳/仕訳帳/貸借対照表/損益計算書/合計残高試算表/キャッシュフロー計算書/決算仕訳と算出根拠資料/売上報告書/与信申請書/稟議書/各銀行口座の入出金と残高記録/請求書/領収書/経費申請書/各種報告書

■ 人事書類

履歴書/入社承諾書/誓約書/雇用通知書/雇用契約書/出勤表/健康診断書(個人票)/人事考課決定調書/異動・昇進内申書/退職届

■ 図面

建築図面/平面図/立面図/設備図面/部品図/組立図/製品構成図/廃図

■ 契約書

業務委託契約書/派遣契約書/商品取引契約書/機密保持契約書/賃貸契約書/リース契約書/保守契約書

■ マイクロフィルム

金融証券/保健証券/官公庁資料/学術資料

これまでにご相談いただいた業界

■ 製造業

仕様書/作業指図書/作業手順書/製造記録/ミルシート(鋼材記録検査書)/廃図

■ 製薬業

CTD(新医薬品承認申請書)/ジェネリック承認申請書/治験薬概要書/添付文書(医薬品)/同意文書

■ 学校法人

学術論文(機関リポジトリ)/紀要/貴重書・資料(貴重学術書)/学籍簿(志願書)/学位記録票/卒業証明記録/賞罰記録/在学期間保証記録/(授業映像)

■ 医療法人

IRB関連文書(治験)/カルテ/看護記録

■ 通関業

インボイス(商業送り状)/パッキングリスト(梱包明細書)/保健証書(Insurance Policy)/航空貨物運送状(AWB)/船荷証券(B/L)

商品に関するお問い合わせ

パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社 お問い合わせ受付窓口
電話番号: 0570-087870
    受付時間: 9時00分~17時30分 (土・日・祝・当社指定休業日を除く)

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