「GlobalDoc5」の導入事例 MHIエアロスペースロジテム株式会社様

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ドキュメントの一元管理と社員の意識改革を実現!

MHIエアロスペースロジテム株式会社は、名古屋を中心に、三菱重工グループのロジスティックスを担う企業である。同社では、今回、情報管理のセキュリ ティ強化と効率化および電子決裁化に向けたワークフローシステムの導入を行い、業務運用ルール標準化に向けた第一歩を踏み出した。

導入前の課題

  • 社内文書をセキュアに管理したい・・・
  • ドキュメントの権限管理や検索条件など、運用ルールを明確化したい・・・
  • 電子決裁まで含んだ運用を効率的に実現したい・・・

導入後の効果

  • セキュリティ強化
    ドキュメント管理とワークフローを活用した、社内文書管理手順を作成
    全社管理手順の統一によるセキュリティ強化
  • 運用ルールの明確化による業務効率アップ
    ドキュメント管理の一元化という効果だけではなく、業務運用における社員の意識の変化
  • サーバー負荷軽減
    データのメール添付から登録URL送信へ切り替わったことによるメールサーバーの負荷軽減

ドキュメントの一元管理と社員の意識改革を実現

■ 独自ルールによるドキュメント管理が業務効率化の妨げに

伊藤康浩氏

MHIエアロスペースロジテム
株式会社
企画管理部 伊藤康浩氏

MHIエアロスペースロジテム株式会社、企画管理部で社内システムを担当する伊藤康浩氏、薫田大氏にお話をお伺いした。

「当社では、これまで、社員が各拠点・各部門の独自ルールで主にファイルサーバーのフォルダーにデータを管理していました。そのため、必要なときに、必要なデータをすぐに取り出すことができず、部門間・社員間での情報共有がうまくできていませんでした」(伊藤氏)

さらに、セキュリティ面でも不安要素が大きかった。

「相次ぐ企業の情報漏えいが社会的に問題視されていますが、当社でも、これまで、社内文書に関しては、各部門に管理を任せていましたが、管理手順を一日でも早く統一し、セキュリティを強化する必要があると感じていました」(伊藤氏)
そこで、業務の効率化とセキュリティ強化を図るため、ドキュメント管理システムとワークフローシステムの検討を始めた。

「選定に際し、既設の複合機メーカーのドキュメント管理システムを含む数社の製品が候補にあがりました。最終的に、パナソニックさんの製品 (GlbalDoc5 Lite/GlobalFlow5 Lite)に決定したのは、実際に使用した際の操作性の良さと文書の参照、登録、更新権などや業務に合わせた柔軟なセキュリティ設定が可能なところや今後 の電子決裁化への展開を視野に入れたからです」(薫田氏)

候補製品の中でも、ワークフロー機能を搭載したドキュメント管理システムはあったが、文書管理の延長線での簡易承認機能に過ぎず、電子決裁までの拡張は難しいと判断された。

■ システム導入が社員の積極性を生み出す

薫田大氏

MHIエアロスペースロジテム
株式会社
企画管理部 薫田大氏

「ドキュメント管理システム導入後の一番の変化は、ドキュメント管理の一元化という効果だけではなく、業務運用における社員の意識の変化です。シス テム環境が整備されたことで、これまであいまいにしてきたドキュメント管理・運用ルールを見直し、統一された手順で適正に業務を遂行していこうという意識 が自然と高まりました」(伊藤氏)

システムの切り替えに際して、不安はなかったのだろうか。

「新システム使用開始前に、社員に対し、説明会を開催しました。早くシステムに慣れてもらい、業務に定着させるために、視覚的にわかりやすいマニュ アルを作成し研修会を実施。ほかのアプリケーションとの操作方法の比較を行うなど、説明の仕方も工夫しました。システム管理者である私たちの熱意が社員に 伝わったのでしょうか(笑)。新システムの移行に、社員もとても協力的で、操作方法などに関する質問も日々増えています」(伊藤氏)

「現在、各部門でフォルダーを設定し、週間活動報告や社内規則、申請書類フォームなど必要なデータを登録してもらっています。あいまいだった管理方法が少 しずつ統一されてきており、社員も積極的に利用しています。また、システム管理者にとっても思いがけずうれしいことがありました。これまで、データを送付 する際は、メールにファイルを添付し、送信していましたが、GlobalDoc5に文書登録し、メールには、登録文書のURL情報だけを記載し、送信すれ ばいいので、メールサーバーの負荷がだいぶ減りました」(薫田氏)

■ 電子決裁化への展開とパナソニックへの期待

「ドキュメントの一元管理の土台が固まってきたところで、次に取り組んでいるのが、社内申請業務の電子決裁化です。まずは、交通費精算や社内規則の改定な どについて、ワークフロー化を行います。承認プロセスを設定する上で、たとえば、承認者が不在の場合は、代理承認を許可してよいのかなど、紙面での申請業 務ではあいまいになっていたルール決めが必要であることを感じています。こういった運用面でのノウハウの提供もパナソニックさんに期待しております」(伊 藤氏)

GlobalDoc5画面とGlobalFlow5画面