「帳票OCR」の導入事例 導入事例:株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス様

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テーマパーク利用券の精算業務に関わる業務負荷を約40%削減!
~精算業務の効率化を支援する「帳票OCR」~

業務効率化 業務品質向上

導入後の効果

  • 精算に関わる業務負荷を約40%削減
  • 「帳票OCR」の直感的な操作性により、操作教育にかける時間を大幅にカット
  • スピーディーな請求処理遂行により、利用者からの信頼度が向上

日本には複数の大規模テーマパークがあり、老若男女や季節を問わず幅広く親しまれているが、法人向けの特別利用券(以下、利用券)を利用して対象となる社員(以下、利用者)が利用する場合も少なくない。

株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス(以下、NTTトラベル)でも利用者からの受付~利用券の送付、利用会社および施設との精算業務を行っている。利用券の発券枚数は、月平均で数千枚にもなるという。

その利用後の膨大な精算業務の円滑な遂行を支えているのが、パナソニックの帳票OCRソフト「帳票OCR」だ。
現場では「帳票OCR」をどのように活用しているのか、担当部門を訪ねた。

大滝 貴幸 氏

株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス
企画総務部 ITセンター 担当課長
大滝 貴幸 氏

利用券発行から請求まで

● 利用券の発行から請求までの手順

  1. 利用者が所定の方法で利用申請を行い、管理用データベースで情報を保存
  2. 受付されたデータをもとにNTTトラベルの専任オペレータが利用可能者かを確認
  3. 利用者に対し券番が事前に印刷された利用券を送付、同時に管理用データベースに申請者ごとに利用券の券番を入力
  4. 当日利用者がテーマパークの窓口で利用券を提示し、割引された額で施設の入場券を購入
  5. 各テーマパークは使用済利用券を毎月とりまとめてNTTトラベルに送付、割引相当額を請求
  6. 担当者が送付された使用済利用券をスキャナーに通し、「帳票OCR」にて券番を電子化(CSV出力)
  7. 電子化したデータを管理用データベースで自動的に突合処理を実施
  8. 利用者が実際に利用した分のみ利用会社に月次で請求、テーマパークに請求分を支払

利用券にはあらかじめ券番が記載されており、発行から利用、請求に至る一連の処理は、この券番をもとに行われている。これらの業務を月ぎめで何度も繰り返す。当然OCRソフトの読み取り精度は、業務負荷に直結してくるのだ。

導入システム構成図

「帳票OCR」との出会い

利用券に記載されている数字は、サイズが小さく桁数も多い。膨大な枚数の確認作業を目視でこなすことは現実的でなく、照合ミス発生の原因となってしまう。

以前より他社のOCRソフトを利用して確認作業を行ってきたが、文字の認識精度に問題があり、「帳票OCR」移行前の時点では読み取った後のデータのうちおよそ9割を手直ししなければならない状態であった。

また、マイクロソフト社がパソコンのOS「Windows XP」のサポートを2014年4月で終了したため、対応として社内で導入されているパソコンをWindows 7搭載機にリプレイスする計画があったが、既存のOCRソフトはWindows7に対応しておらず、その予定もなかったことからOCRソフトの入れ替えが 検討された。

現場では認識精度の高さや導入実績の豊富さなど、いくつかのOCRソフトをさまざまな条件で比較検討した結果、パナソニックの「帳票OCR」導入へ向けて無料体験版の検証を始めた。

<「帳票OCR」導入時の要件>

  1. 導入実績が豊富であること
  2. 高い文字認識精度
  3. パソコンのリプレイスに伴うWindows7への対応
  4. 直感的な操作性による、操作教育コストの削減
  5. サポートが信頼できる製品であること

「帳票OCR」無料体験版に対する評価

田中 裕子 氏

株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス
グループレクリエーション本部 主査
田中 裕子 氏

今回のOCRソフトの更新担当となった、NTTトラベル 企画総務部 ITセンター 担当課長である大滝 貴幸氏と、利用券請求業務を担当している同社 グループレクリエーション本部の田中 裕子氏に「帳票OCR」の第一印象についてお聞きした。

「印象はとても良かったですよ。ほんのちょっとの調整で、きちんと読み取ってくれましたから。」

と大滝氏は語る。一方 田中氏は、

「以前使っていたOCRソフトは、数字の識字率が低くて困っていました。数字の“3”がひらがなの“ろ”“5”と認識されたり、“7”“9”を間違えたり誤認識がとても多かったのですが、『帳票OCR』はそれがほとんどありませんでした。」

とにこやかに答えた。

「帳票OCR」の無料体験版を検証したことで、これまでおよそ9割に及んでいた読み取り後の手作業による修正業務は、ほぼ解消されることが確認された。

請求発行業務と読み取り能力

田中氏は、着券(テーマパークで使用された利用券が戻ってくること)と同時に発行一覧データと照合し、利用会社に請求書を発行する業務の担当者でもあるが、件数が膨大であるためチェック作業の稼動負荷はかなり高い。その一方で、請求が伴う作業のためミスは許されないのだ。

金額の目視チェックは複数名で行っているが、「帳票OCR」への読み込み作業は実質、田中氏が一人でこなしているという。

採用の決め手になった要因とは?

「帳票OCR」無料体験版での検証から、採用に至るまでのポイントは何だったのか。

「やはり、文字の認識精度が高いこと、そして導入実績が豊富であることが最大の決め手です。また、システムベンダーの営業担当者と連携したパナソニックさんのご対応も丁寧でしたね。」 と大滝氏は語る。

「とくに『帳票OCR』の操作がわかりやすいことも導入の決め手となりました。」

現場の業務を深く知る田中氏は、ただ業務を効率化するだけではなく、高い品質を保つために何が重要なのか、常に考えながら検討を進めたのだという。

各テーマパークの利用券は華やかな色刷りでイラストが描かれていたり、数字のフォントが小さいなど、OCRソフトが読み取る条件としては決して良いわけではない。 さらに読み取る対象は使用済みであるため、折り目や汚れがあるなどさらに条件は悪くなる。

「きれいな背景色や透かし文字は無視して、必要な文字だけをきちんと読み取ってくれるのには驚きましたよ。」

田中氏にとって、悪い条件下でもきちんと認識できたことに、「帳票OCR」への高い満足感があるようだ。

今後の展望

株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス様

業務の効率化と高品質化を図るため、敢えて製品に対するご要望を田中氏にお聞きした。

「なかなか難しいと思いますが、認識精度100%を目指してパナソニックさんには頑張っていただきたいですね。できれば一度認識を間違えた文字を学習して、識字率向上につなげる仕組みを開発いただけると嬉しいです。」

さらに今後の展望についても、大滝氏にお聞きした。

「今はテーマパークの利用券だけですが、今後は請求に関わるさまざまな伝票など『帳票OCR』で読み取ることで更なる業務改善を検討していきたいと考えています。」

「帳票OCR」が活躍する場は、これからも広がっていきそうだ。

パナソニック ソリューションテクノロジーでは、これからもお客様の業務効率化に貢献できるよう、技術・営業部門が一体となってきめ細やかな対応をしていきたい。

【お客様プロフィール】株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス様

株式会社エヌ・ティ・ティ・トラベルサービス様

設立 : 1982年11月1日
所在地 : 東京都台東区上野5-24-11 NTT上野ビル
資本金 : 9,000万円(2014年8月現在)
従業員 : 98名(2014年8月現在)
事業内容 : 国内・海外の航空券・乗車券などの販売、受託業務、 国内旅行総合保険・海外旅行保険の取扱いなど

エヌ・ティ・ティ・トラベルサービスでは、NTTグループのインハウス旅行会社として、業務出張や団体・個人旅行の手配、企画および委託を受けて福利厚生内容の開発、提供、事務処理業務など幅広く手がけている。