第12回：シリーズ『所在管理・動線分析のすゝめ』（2／2）

在席・所在管理システムとは、社員やモノの所在を可視化する仕組みのことです。

例えば、パナソニック ソリューションテクノロジーでは、「Location Data Analyzer」と呼ばれる在席・所在管理システムを提供しています。

このシステムは、小型の発信機（ビーコン）を社員の名札や共有の機材に取り付けることで、所在や移動履歴をブラウザーから簡単に確認できるようにする仕組みです（図1）。

図1：Location Data Analyzerによる在席・所在管理のイメージ（利用者画面）

これにより、フリーアドレス制を敷くオフィス内での人やモノの所在や移動を、リアルタイム、かつ詳細に見える化し、「誰がどこにいるのか」「何がどこにあるのか」を即座にとらえることができます。具体的な用途としては、「フリーアドレス移行・所在確認」や「会議室／場所の利用状況の可視化」などが考えられます。

このうち、フリーアドレス移行・所在確認では、例えば、営業部門の昼間の在席人数を確認して、席数の最適化を図ったり、打ち合わせの人数を確認して、打ち合わせスペースを最適化したりといった改善にも役立てられます（図2）。

また、会議室／場所の利用状況の可視化では、リアルタイムに会議室や場所の利用状況を確認して、会議室の使い方を改善したり、レイアウトや場所の変更などを検討したりできます（図2）。

図2：Location Data Analyzerによる可視化例

また、データ蓄積・出力機能を活用して、人の所在データを蓄積・分析することで、部門ごと・個人ごとに滞在率の高いスペースなどを分析し、次回レイアウト時の参考にすることもできます。

Location Data Analyzerは、在席状況や所在の見える化だけではなく、社内のコミュニケーションを活性化させるさまざまな機能を提供しています。

その一つが、グループウェアのスケジューラーやチャットとの連携を実現する「グループウェア連携機能」です。また、円滑なコミュニケーションに役立つ機能として「席戻り通知機能」もあります。これは、所在を知りたい社員のビーコン発信機が検出されない状態（＝不在の状態）にあるときに、検出通知ボタンをクリックしておくと、ビーコン発信機が検出されたタイミングで、位置検出の通知がメールで送られてくる仕組みです。これにより、連絡を取りたい相手が自席に戻ったタイミングがわかり、折り返し連絡の伝言を依頼する必要がなくなるほか、コミュニケーションの効率化を図ることができます。

実際にこうした機能を使ってオフィスの働き方改革を推進しているのがパナソニック ソリューションテクノロジーです。パナソニック ソリューションテクノロジーでは、在宅勤務やモバイルワーク、フリーアドレスを10年以上も前から積極的に推進してきました。この取り組みの一環として、Location Data Analyzerを自社内に導入し、「フリーアドレスで従業員の所在が把握しづらい」「会議室などファシリティの利用状況を把握したい」といった課題やニーズに対応しているのです。

この仕組みの実現のために、パナソニック ソリューションテクノロジーでは、オフィス全体をカバーするように受信機を設置し、従業員の名札にビーコンを付けて、現在位置の把握、滞在時間の収集に役立てています。これにより、業務効率化や生産性向上に加え、コミュニケーションの活性化にもつながっています。

このように、位置情報の活用による所在管理ソリューションは、働き方改革を推進する企業に多くのメリットをもたらします。Location Data Analyzerを導入し、働きやすい職場の効率性をさらに高めてみてはいかがでしょうか。