第13回:シリーズ『実効果を生む働き方改革』(2/2)

月間470時間を新たに創出した「働き方改革」

オフィスレイアウトを変更し、オフィス用BGMを導入

オフィス環境の見直しについては、具体的な3つの施策を策定しました。

1つ目の施策は、「働き方別にオフィスを4つのエリアに分ける」ことです。これは、「個人か集団か」「発散思考か収束思考か」で働き方を4つのパターンに分類し、それらを東京事業所のエリアのレイアウトに配置するというものです。この4パターンに従って、オープンスペース、カフェ、リフレッシュ空間、一人で集中する閉鎖空間を設けるという案が採用されました(図3)。

図3:4つのエリアに分けたオフィスレイアウトの例

図3:4つのエリアに分けたオフィスレイアウトの例

2つ目の施策は、会議室利用ルールの見直しです。この見直しによって、会議室の利用は原則「会議」のみに限定され、会議時間は1時間以内(5分前引き渡し)で、上司と部下の面談などは「ミーティング」として会議室では行わないという新たなルールが設けられました。

3つ目の施策は、オフィス用BGMの導入による環境・メンタルヘルス・空気感(雰囲気)の改善です。これは、マスキング効果やリラックス効果、メリハリ効果を狙った施策です。

大きな成果につながった新制度の導入

一方、「各種制度の活用・新規導入」では、働き方改革を加速させる各種制度の活用と新規制度の導入が進められました。

パナソニック ソリューションテクノロジーの従来の働き方は、「仕事はオフィスに出社して行う」「他部門との打ち合わせは毎回調整が必要」「打ち合わせは会議室で行う」というものでした。それが結果的に、「会議開催日程の調整に時間がかかる」「テレビ会議の機器が足りない」「会議ができない」といった問題を助長していたといえます。

そこで、これからの働き方として「仕事はいつでもどこでも可」「必要な時間に、話したい人の隣で仕事をする」「チャットツールで意思疎通、ミーティングコーナーでチョイミーティングを実施」「Outlookでスケジュールを管理」「Skype会議でいつでも会議」といったスタイルを目指しました。そのうえで、「直行直帰の励行」「テレワーク・在宅勤務の原則月1回の実施」というルールを決めて、「フリーアドレス化」「Office 365の導入」「Skype会議のためのヘッドセット/マイクの導入」を進めたのです。

さらに、2017年からは、新制度として、毎月第2・第3金曜日のいずれかで15時フレックス退社を励行する「プレミアムフライデー」や、毎月1回の頻度で課長と部下の1対1面談を実施する「One on Oneミーティング」、遅くとも20時までには退社、20時には事務所を消灯する「20時完全退社」、月間超勤時間80時間超、または3ヵ月連続45時間超発生の場合、平日3日間+土日(2日間)の5連休を取得できる「トランジション休暇」などの制度も導入しています。

これらの一連の施策によって、パナソニック ソリューションテクノロジーではオフィススペースの20%削減に成功しているほか、在宅勤務の推進により1ヵ月間の社員の通勤時間が合計で470時間も削減されています。これを言い換えれば、社員のプライベートな時間が、1ヵ月で470時間も新たに創出されたということです。次回は、そうした働き方改革の具体的な効果や成果について、少し詳しく紹介します。

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