第15回:シリーズ『実効果を生む働き方改革』(2/2)

「働き方改革」の成功を支えたITソリューション(前編)

改善効果の可視化とコミュニケーション量の維持・増加に向けて

一方、「B:在席・所在管理」は、「柔軟な働き方」を推進するにあたり浮上した「課題(2)働き方の現状や改善効果を見える化すること」「課題(3)新たな環境下でもコミュニケーション量を維持・増加させること」という、2つの課題の解決に向けて導入された「働き方/コミュニケーションの可視化ソリューション」です。

このソリューションは、名札などに小型の発信機(ビーコン)を取り付けて、社員の所在をWebブラウザーから簡単に確認できるようにする仕組みです(図2)。

図2:パナソニック ソリューションテクノロジーの在席・所在管理システム

図2:パナソニック ソリューションテクノロジーの在席・所在管理システム

本ソリューションについては、本サイト「生産性向上のヒント」ですでに紹介しましたが、「Location Data Analyzer」という名称で販売されています。

このソリューションの活用によって、社員の位置情報のみならず、組織間の接触状況(誰と誰が話をしているか)や会議室の利用状況(どの部署がどれくらい利用しているか)などが可視化できます。結果として、オフィスレイアウトが社員間のコミュニケーションの活性化にどれだけ寄与しているか、会議室の使用効率がどれだけ上がっているかが把握できるようになり、それをレイアウトの変更や会議室数の最適化に役立てることが可能です。

また、「柔軟な働き方」を推進すべく、フリーアドレス化を進めた結果、連絡を取りたい相手が社内のどこにいるかが分かりにくくなることがありますが、その課題解決にも在席・所在管理システムは有効です。というのも、このソリューションを活用することで、連絡を取りたい社員の所在がリアルタイムに把握できるようになるほか、対話したい相手の帰社時/会議室退室時にメール通知でその旨が知らされるようになるからです。

前回触れたとおり、パナソニック ソリューションテクノロジーでは、働き方改革の推進により、社員の57%から、「すぐに打ち合わせができるようになった」という声が上がっています。また、会議室数を25%削減することにも成功しています。こうした成果に、在席・所在管理システムが貢献しているのです。

なお、パナソニック ソリューションテクノロジーでは、在席・所在管理システムとフィンランドのQuuppa社の高精度位置測位システム「Quuppa」を連携させ、高精度な位置測位を実現するシステムも提供しています。このシステムは、人やモノの場所を迅速かつ詳細に把握できるので、オフィスだけでなく、工場や倉庫などの業務効率向上にも役立てることが可能です。

会議室管理のシステム化で機会損失を抑止

「柔軟な働き方」を下支えする仕組みとして、パナソニック ソリューションテクノロジーでは、会議室予約管理システム「Biz Room」も導入・活用しています。これは、2018年6月時点で、パナソニックグループ300会議室への導入実績があり、2018年度内に500会議室への導入が予定されているシステムです(図3)。

図3:パナソニック ソリューションテクノロジーが活用している会議室予約管理システム
社内で会議室予約管理システムが活用されている様子

図3:パナソニック ソリューションテクノロジーが活用している会議室予約管理システム

本システムの活用によって、以下の3点が実現されています。

(1)空(カラ)予約会議室の自動キャンセルにより、会議室利用の無駄を削減
(2)会議終了時間の事前通知で効率的な会議運営を実現
(3)ログ情報から会議時間や回数など会議実態を可視化

パナソニック ソリューションテクノロジーでは会議室数を25%削減していますが、それでも会議に支障をきたさず、必要な会議を滞りなく展開できているのは、会議室予約管理システムの導入によるところが大きいと言えるでしょう。

以上、今回は、パナソニック ソリューションテクノロジーが「柔軟な働き方の実現」を支えるために導入・活用しているITソリューションについて紹介しました。次回は、働き方改革のもう一つの重要テーマである「労働生産性の向上」に向けて活用し、成果を上げているITソリューションについて紹介します。

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