キヤノンシステムアンドサポート株式会社様 受注伝票の確認作業を70％削減した成功の秘訣とは？
～お客様への確実なサービス提供に貢献する「帳票OCR」～

同センター、東日本受注管理第一課 係長である倉澤氏は当時の苦労を語った。

「現行の基幹システムになんらかのソフトウェアを組み合わせることで、これらの課題をなるべく少ない費用で解決できないものだろうか？」

そんな可能性に期待し、同センターでの検証作業が始まった。

同社ではお客様からご注文を頂くと、営業拠点にて、受注伝票と注文書などの関連書類を複合機でスキャンし、業務センターのサーバーへ発注依頼として送っている。

営業拠点に設置されている複合機のパネルには、担当者が簡単に業務センターに送信できるよう、通常発注・緊急発注など5つの区分の送信ボタンがあ る。業務センター側ではその区分に応じ、複合機から送られてくる伝票が、あらかじめ区分ごとに作成されたフォルダーに自動格納される仕組みになっている。

ただ、お客様からいただいた伝票はもともと「紙」であるため、同センターではどの伝票が送付されたのか、テキストデータとして把握ができない。

また、その処理量は膨大である。センター側での処理件数は、平均で1日約1,200件にも及ぶという。作業量が多いため、ミスが発生してしまうことがあった。

しかし既存のシステムでは、確認作業を簡素化する機能は存在しなかったため、多大な工数をかけて1件1件、人手による目視チェックで伝票の内容を確認していたのだ。

「基幹システムでの処理が完了したデータはすぐにテキストデータで出力できる。あとは営業拠点から送られてきた帳票の伝票番号をテキスト化し、出力されたデータと照合することができれば確認作業が効率化できる。伝票番号を何とかデータ化することはできないか・・・」

倉澤氏は、OCRが持つ機能をうまく利用することで可能になるのではないか、と考えた。そこでWebサイトでOCRを検索したところ、ヒットしたのがパナソニックの帳票OCRソフトウェアである「帳票OCR」だった。

同社では半期に1度、業績や業務効率化プロジェクトなどを対象に表彰する制度がある。今回、同部署の「帳票OCR」導入効果で、チェック作業の大幅時間短縮、処理ミス撲滅の取り組みが脚光を浴び、見事「事業部長賞」を受賞したのだ。

これは作業時間を短縮する、ミスをなくすことに対する直接評価だけではない。チェック作業にかかっていた時間を、他の新しい取り組みに充当するなど、業務改善によって可能になった前向きな取り組みが評価対象となっている。

• OCR認識終了を知らせるアラート機能
  データのOCR処理（文字認識）を共有パソコンで行っているため、離れている担当者にも処理終了を知らせる機能があると便利。
• OCRの認識ミス内容の特定
  うまく読み取れなかったデータの原因を特定することで、今後のフォーマット作成やデータ入力方法に反映するなど、帳票や運用改善の参考としたい。
• 操作方法の選択
  キーボードだけで操作ができるように、マウスだけではなく、ショートカットキーを使えるようにして欲しい。

さらに、「帳票OCR」導入の決め手は何だったかをお聞きした。

「実は、商品の特長だけではありませんでした」と倉澤氏、林氏は語った。

「採用の決め手は、さまざまな要望に対するパナソニックさんの素早いご対応でした。いろいろな細かい要望に対応していただき、ほんとうに助かりました。」と2人は続けた。

商品を導入、活用する企業の環境や業務内容、用途はさまざまである。

パナソニック ソリューションテクノロジーでは、今後も「帳票OCR」の機能の充実ときめ細かいフォロー体制により、同社の業務効率化に貢献していきたい。