会議室予約管理システム Biz Room:会議室の稼働率を高め、社員の生産性向上を支援!~「空予約」「長時間予約」「争奪戦」を解消~ 会議室予約管理システム Biz Room:会議室の稼働率を高め、社員の生産性向上を支援!~「空予約」「長時間予約」「争奪戦」を解消~

会議室予約管理システム
「Biz Room(ビズ ルーム)

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人事・総務担当者が頭を抱える会議室問題・・・
会議室のムダ予約を無くして、稼働率をアップさせるためには?

「会議室の予約が取れない・・・」、「会議室の数が足りない・・・」という社内の苦情に対し、会議室を増やすべきか判断できずに悩まされていませんか?

多くの企業で「働き方改革」が求められるなか、効率的な会議運営を行うことは重要な取り組みの1つです。
しかし、会議室の利用状況に目を向けると、予約しても実際に使われない「空予約」や、会議時間の前後まで余裕を持って予約する「長時間予約」などが原因で、会議室の稼働率低下を招いています。

パナソニックの会議室予約管理システム「Biz Room」では、会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムにチェックできます。また、直感的な操作で会議室の予約・変更・キャンセルを行うだけでなく、未使用の会議室予約を自動取り消ししたり、早く終了した会議室を開放することでムダ予約を削減し、会議室の稼働率アップを図れます。

会議室予約管理システム「Biz Room」 概要図

動画で見る「Biz Room」

会議室予約管理システム「Biz Room」が選ばれる3つの理由!

人事・総務担当者

社内から「会議室の数が足りない」、「予約が取れない」という相談が多い。会議室を増やした方が良いのか、判断できない

ログから会議室の利用実態を分析

会議室の利用ログをCSVファイルに出力し、ExcelやTableauのツールを使って集計することで、会議時間や利用回数などの利用実態を分析できます。

ログ解析イメージ図
空室会議室のイメージ図

会議室利用者

誰もいない会議室、使っていいのかな?

未使用の会議室は予約を自動取り消し

予約済みの会議室が一定時間利用されていない場合は、予約を自動的に取り消すため、「空予約」を防止します。また、早く終了した会議室も予約を開放することで、空いた時間に他の人が有効活用できます。

会議室利用者

会議を行う場所を忘れてしまった・・・

直感的操作で予約状況を簡単チェック

会議室前に設置したタブレット端末とグループウェアのスケジュールが連携しているため、その場で予約状況を確認可能です。予約・開始・延長・終了などの操作も会議室前で行えます。

予約一覧のイメージ図

会議室予約管理システム「Biz Room」が提供する主な機能

■ 会議を開始する/終了する

会議を開始する/終了するイメージ図

■ 空き時間に予約する

予約が空いている場合は、空室画面が表示されます。
「予約」ボタンから時間を指定して会議室を予約できます。

空き時間に予約するイメージ図

■ 会議の予約時間を延長する

会議室のスケジュールが空いている場合は、「延長」ボタンから時間を指定して会議室の予約を延長できます。

会議の予約時間を延長するイメージ図

■ 会議室の予約内容を見る

「詳細」ボタンをタップすると、実施後および実施予定会議の予約内容を確認できます。

会議室の予約内容を見るイメージ図

■ 会議室の利用実態を分析する

会議室予約管理システム「Biz Room」からログデータを取得し、当社が提供するテンプレートを活用してExcelやTableauで集計・分析を行えます。
さらに、「会議室運営」や「働き方改革」など、改善に向けた分析サービスも追加メニューとしてご提供可能です。詳しくはお問い合わせください。

会議室の利用実態を分析するイメージ図

オプションサービス

■ 位置情報の連携

ヒト・モノの位置情報をリアルタイムに把握できる「在席・所在管理システム(Location Data Analyzer)」と連携し、会議参加者の確認や位置情報の集計・分析により、現状の働き方における課題を見える化できます。

在席・所在管理システムとの位置情報連携イメージ図 「在席・所在管理システム」の商品情報はこちら

導入事例

株式会社Phone Appli 様

株式会社Phone Appli 様
株式会社Phone Appli 様 ロゴマーク

会議の生産性をとことん高めるために求められたのは「思い立ったらすぐに会議を開催できる仕組み」

「定例の会議を待っていると仕事のスピードが遅くなる」という考えから定例会議を極力廃止し、5分~10分といった短時間でのコミュニケーションを頻繁に行うことで、業務のスピードを上げている株式会社Phone Appli。
「Biz Room」を選定したポイントと導入効果について、詳しくご紹介します。

導入事例の詳しい資料(無料)をご希望の方は、お問い合わせください!

入力フォームの【お問い合わせ内容】の欄に、“導入事例希望”とご入力ください。担当者よりご連絡いたします。

動作環境

システム構成図

タブレット端末

iPad Air
iPad mini 2~4
iPad(第5世代)

OS : iOS 9以降
Webブラウザー : Mobile Safari
解像度 : 2048×1536

管理者用端末

Windowsパソコン

OS : Windows
Webブラウザー : Google Chrome、Microsoft Internet Explorer 11

グループウェア

Office 365

Microsoft Exchange ServerおよびExchange Onlineに対応
※ 会議室予約管理システム「Biz Room」用アカウントが必要です。

通信

https

関連商品:簡易設備予約システム「とれ太くん」

「とれ太くん」は、会議室や社用車などの設備をスマホでらくらく予約・管理ができる簡易設備予約システムです。

導入コストを抑えて、早く始めたいお客様におすすめです。

会議を予約する 操作イメージ

利用者

スマートフォンで簡単操作 イメージ

QRコードを読むだけ
スマートフォンで簡単操作!

利便性向上 イメージ

その場ですぐ予約・確認
利便性向上!

管理者

低価格で導入 イメージ

初期費用も運用費も
低価格で導入!

状況の見える化 イメージ

利用ログで
状況の見える化!

備品利用の予約 イメージ

社用車・モニターなど
備品利用の予約に!

業務スペースの予約 イメージ

サテライトオフィスなど
業務スペースの予約に!

個人スペースの予約 イメージ

学習塾など
個人スペースの予約に!

商品に関するお問い合わせ

パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社 お問い合わせ受付窓口
電話番号: 0570-087870
    受付時間: 9時00分~17時30分 (土・日・祝・当社指定休業日を除く)

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