「CrossLead」の導入事例 ANAインターコンチネンタルホテル東京様

都内屈指24の宴会場を誇るホテル、日々更新されるオーダー内容を確実に記録
~QRコードをもとにデジタルデータと紙を紐付け、履歴管理・共有・検索~

  • 進行台本、会場レイアウト、メニュー表など、関連情報もまとめて一つに収納
  • 営業担当者や主催企業名で過去の宴席情報をすばやく検索、営業活動・運営向上に生かす
  • OCR×コンテンツマネジメント技術で実現、20年分の記録を丸々収納するコンパクトなシステム

赤坂・六本木を結ぶインテリジェント・シティ“ARK HILLS(アークヒルズ)”に立地し、東京屈指のロケーションを誇るANAインターコンチネンタルホテル東京(以下、同ホテル)。国際色豊かな人々が集い、洗練された雰囲気を醸し出す同ホテルは、このたび、「宴会オーダーシート管理システム」として、パナソニックの「帳票OCR」と「CrossLead」を採用。そこで、パナソニックは同ホテルを訪問しインタビューを行った。 

宴会オーダーシート管理システム イメージ図

豊富なバリエーションの宴会場

ビジネスにもプライベートにも、顧客の幅広いニーズに対応できる宴会場を備えている同ホテル。連日、会議・展示会・セミナー・結婚式など、さまざまな催しが行われている。同ホテル 広報推進担当マネージャーの森 直美氏によると、

「宴会場のバリエーションが多いことが特長の一つです。小規模のミーティングルームから、最大2,000名収容でき、国際会議にも使用されているボールルームまで備えており、会場数・設備機能は、都内にあるホテルの中でも有数です」

とのことだ。なお、最近の傾向として、

「同窓会でのご利用も増えています。私たちのホテルは、集まりやすい(東京メトロ銀座線・南北線 溜池山王駅から徒歩5分)というメリットもあるのではないでしょうか。同窓会を含めた宴会では、主催者の希望だけではなく、出席者の利便性を考慮する必要があるので、アクセスのしやすさ、立地条件というのは大切な要素です。そして、同窓会を目的にお越しいただいたお客様が、ラウンジで待ち合わせをしてお茶を飲まれたり、バーでお酒を嗜まれたり、あるいは宿泊されたり、といった二次的なご利用もあるので、そういう意味でも大変ありがたいことです」(森氏)

ボールルーム「プロミネンス」

国際会議用として6カ国語の同時通訳装置も備えている
ボールルーム「プロミネンス」

披露宴仕様にした最上階37階のバンケットルーム

披露宴仕様にした最上階37階のバンケットルーム

紙の宴会オーダーシートをもとにスタッフに伝達・指示

同ホテルでは、20名の宴会営業担当者がオーダーを受け、「宴会オーダーシステム」に基本情報を入力。そして、宴席の1週間前、QRコードが印字された宴会オーダーシートを出力する。同ホテル IT担当の野﨑 輝夫氏は、

「宴席というのは、人数や仕様、来賓の方の情報など、日々内容が変わります。そういった最新情報は、システムの情報を修正すると同時に、紙に手書きで書き加えていきます。そして、この手書きのシートが基準となり、サービスや調理部門など、各スタッフへの情報伝達・指示が行われます」

と言う。最終的にオーダー内容が確定するのは、基本的に宴席の2日前になるそうだ。 このような業務フローを考えると、同ホテルにとって“紙”の宴会オーダーシートを管理・共有する仕組みは必須である。

「営業担当者、あるいはお客様企業のご担当者が変わることもあるので、『前回の定例会議はこのように実施した』という証跡を残しておくことが大切です」(野﨑氏)

野﨑 輝夫氏

ANAインターコンチネンタルホテル東京
IT担当 野﨑 輝夫氏

同ホテルでは、1991年から宴会オーダーシートの電子化をスタート。電子化以前は、増え続けるファイルの保管スペース、該当するシートを探す手間や時間などの課題があったが、現在は解消されている。また、QRコード導入によって、デジタルデータと紙の紐付けが容易になり、以前は1時間以上かかっていた入力作業が15分に短縮できたそうだ。そしてこのたび、4代目の「宴会オーダーシート管理システム」としてパナソニックが選ばれた。

オーダーシートのスキャンデータイメージ図

取り消し線や矢印などで変更点が書き込まれた宴会オーダーシートのスキャンデータ。
なお、1つのイベント・宴会で複数の会場を利用する場合などは、複数ページにまたがることもある

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