AI-OCRソリューション

当社には年間で26万件のご注文があり、そのほとんどをFAXやお取引先の指定伝票で受領しています。
そのため受発注担当者は、紙に記載されたご注文内容を一つひとつ目視で確認しながら基幹システムに手入力していました。
また納品書や物流伝票に、ご注文内容と紐づけるためのオーダーナンバーを手書きする必要もありました。
この手入力や手書きを減らすこと、そして受発注対応にかかる時間を削減し、受発注担当者の業務負荷を減らすことが課題でした。

まず紙の注文書の内容を確認し、受注製品の型式を当社独自のシステムを通じて製品マスターから検索、入力します。
そこにさらに品名や数量、送り先、注文番号などを手入力していました。
また基幹システム入力完了後は、物流伝票へ納品物と注文データを紐づけるための物流情報や
お取引先から指定された項目を手書きしたうえで、次の配送処理へ伝票を回していました。

特に当社は数多くの製品を取り扱っているため、型式も同様に数多く存在します。
型式の末尾の数字が一つ違うだけでも別の製品扱いになるため、基幹システムに入力する際にはミスがないように
何度も見直しを行う必要があり、心理的にも負担がかかる業務となっていました。
こういった背景から受発注対応の効率化のために「WisOCR for 注文書」を検討いたしました。

まず少ない事前設定で各お取引先の注文書を自動でOCR処理できる点が決め手となりました。
当社のお取引先は全て注文書の様式が異なります。
そのため全ての注文書のOCR処理パターンを事前設定するのは現実的でなかったのですが、
「WisOCR for 注文書」はさまざまな様式の注文書を自動でデータ化してくれるので大変助かりました。

また基幹システムに注文データを自動連携できる仕組みが整っている点も大きな決め手となりました。
API経由で複数社の注文データをCSVファイルとして出力できるので、基幹システムに注文データを投入しやすく、大変助かりました。

営業部門でFAX注文書を自動データ化することで受発注対応の効率化に活用しています。

1.  FAXで届いた注文書や見積書や指定伝票のPDFデータを特定のフォルダに保存
2. 「WisOCR for 注文書」にクライアントアプリオプションでアップロード（自動）
3. 「WisOCR for 注文書」でOCR処理（自動）
4.  API経由で自動でCSVファイルに注文データを出力（自動）
5.  OCR処理で取得した注文データの受注製品型式を製品マスターと突合（自動）
6.  突合済みの注文データを受発注担当者が最終確認
7.  基幹システムに最終データ投入

また注文データ投入後には注文回答書、見積回答書、物流伝票をPDFとして出力し、
PDF上に物流情報や指定項目を自動で書き込めるようにしています。
これまで手入力や手書きで対応していた部分を大きく削減できました。

また見積書の単価や在庫の一括照会も、同じフローで基幹システムと連携させ自動照会が可能です。
そのため見積件数の多い場合も、猫の手を借りるように、「WisOCR」というAIの手を借りてルーティンワークを減らすことができています。

当社では、ある日突然200～300アイテムの注文書が届くこともあります。
しかしこの規模の受発注対応となると、1回のご注文に対して1人の受発注担当者が一日がかかりで対応することになります。
「WisOCR for 注文書」の導入後は、この200～300アイテムの受発注対応が2時間程度で完了できるようになり、
実に約75％もの作業時間を削減できました。

またこれまでは受発注担当者が手入力した注文データにミスがないか、何度も見直していましたが、
「WisOCR for 注文書」の導入後は、製品マスターと突合済みの注文データを最終確認すれば良くなったので、心理的な負担もかなり減ったと思います。

現在「WisOCR for 注文書」を使った受発注対応は、営業部門の受発注担当者10名で運用しており、
毎月5,000件ほどの処理に活用しています。
まずはこれを受発注担当者全員に展開していき、自動で対応できる件数を倍に増やしていきたいです。

当社はこれからも「WisOCR for 注文書」を注文データを後続のシステム投入する起点として幅広く活用して、ルーティンワークを削減し、より付加価値の高い仕事へ割り振れる時間を創り出すことで、働きやすく、質の高い仕事を行う会社を目指してまいります。