第12回：シリーズ『所在管理・動線分析のすゝめ』（1／2）

業務の効率化や生産性の向上を目的として、ペーパーレス化やフリーアドレス化に取り組む企業が増えています。働きやすい環境を作ることは、人手不足と人材獲得に悩む多くの企業にとって切実な問題です。近年では、国の後押しもあり、働き方改革が経営課題として認識され始め、その課題を解決するための一手として、場所を選ばずに仕事ができるリモートワーク／モバイルワークの環境作りに力を注ぐ企業も増えています。

その一方で、これまでにはなかった課題が浮上しつつあります。それは、「誰がどこで、何をしているのか」が見えづらくなってきたことです。

例えば、これまで自分のすぐ近くで働いていた同僚たちが、それぞれが集中できる場所で自由に働き始める──。このような場合、同僚に対して顧客から急用の電話が入り、同僚がどこで何をしているのかがわからず、対応に苦慮する可能性があります。また、フリーアドレスの環境では、共有機材がどこにあるのかも見失いがちになります。

働く場所を自由に選べる働き方は、社内、あるいは部署内でのコミュニケーションのあり方も変えようとしています。オフィスに机を並べ、相手の顔を見ながら直接対話する従来型のコミュニケーションでは、相手から意見を求めたり、相手にアドバイスをしたりといったことが自然な流れの中でできていました。また、仕事をする席が固定されている場合は、自分が会議室にいて周囲の同僚たちの動きが見えずとも、誰がどこで何をしているかがおおよそ予測できるため、会議に呼び出したい相手の所在を突き止めるのもそれほど手間ではなかったと言えます。

ところが、フリーアドレスやモバイルワークが社内に定着していけば、フェイストゥーフェイスでの対話ではなく、チャットやメールがコミュニケーションの中心になるはずです。こうしたツールを使ったやり取りは、相手がどこにいようと関係なく行えますが、それでも、相手が今、どこで何をしているかが見えていないと、急を要するコミュニケーションのタイミングを逸してしまう恐れが強くなります。

このような、働き方の変化に伴う新しい課題を解決するソリューションの一つが、「在席・所在管理システム」と言えます。